Prowadzenie dokumentacji w dzisiejszym świecie stało się dość proste. W tym celu powstały dziesiątki specjalnych aplikacji. Wśród nich jest Microsoft Excel. Jednym z wygodnych narzędzi tego programu jest tworzenie tabel przestawnych. Jednak wielu użytkowników nie wie, że takie tabele mogą być aktualizowane od czasu do czasu, więc twoje dane zawsze pozostają aktualne.

Czego potrzebujesz, aby zaktualizować tabelę przestawną w Excelu

Praca biurowa i księgowa w dzisiejszym świecie już dawno przeniosła się w przestrzeń cyfrową. Jest to dość wygodne, gdy wszystkie potrzebne informacje przechowywane są w kilku dokumentach na komputerze i można nimi zarządzać jak się chce.

W tym celu powstała cała masa różnych aplikacji biurowych. W rzeczywistości takie aplikacje dają bardzo szeroki wachlarz różnych możliwości. Dzięki różnym programom użytkownicy mogą tworzyć i edytować dokumenty tekstowe, tworzyć prezentacje, prowadzić rozmowy robocze i oczywiście tworzyć arkusze kalkulacyjne z danymi.

Microsoft Excel to program znany każdemu, kto choć raz w życiu wykonywał jakąkolwiek pracę biurową na komputerze. Program ten pomaga zapisywać i strukturyzować oraz analizować dane za pomocą różnych tabel.

Teraz istnieje coraz więcej różnych analogów Excela, w tym usługi online, takie jak Google Sheets. Jednak Microsoft Excel jest nadal najpopularniejszym programem do przechowywania danych. Dzieje się tak, ponieważ Excel ma całkiem sporo poręcznych funkcji i elastyczne dostosowywanie, które pozwala jego użytkownikom dostosować tabelę danych do swoich indywidualnych potrzeb. Jest to dość wygodne rozwiązanie.

Jedną z takich funkcji, która może stać się dla Ciebie niezbędna, jeśli masz zbyt wiele rekordów spiętrzonych i musisz je przeanalizować i odpowiednio ustrukturyzować, jest możliwość tworzenia tabeli przestawnej. Jest to dość przydatna funkcja, która może uprościć Twoją pracę. Jednak nie wszyscy użytkownicy wiedzą, że taka tabela musi być co jakiś czas odświeżana, aby nie stracić aktualności danych w niej zawartych. W rzeczywistości odświeżanie zajmuje ci tylko kilka minut, aby to zrobić.

Dlaczego potrzebujesz tabeli przestawnej w Excelu

Wielu użytkowników w ogóle nie zdaje sobie sprawy z możliwości tabeli przestawnej i dlaczego może być im potrzebna. W rzeczywistości Pivot Table jest uniwersalnym narzędziem do przetwarzania danych. Tabela ta jest przeznaczona do podsumowywania danych zawartych w innych tabelach.

Taka tabela może automatycznie sortować, obliczać lub uśredniać dane z danych, które są zapisane w tabeli, do której przypisana jest tabela przestawna. Narzędzie to wykorzystywane jest głównie do wizualizacji danych np. w analizie biznesowej.

W rzeczywistości jest to oddzielna tabela, która wyświetla wyniki wstępnie zaprogramowanych algorytmów do przetwarzania danych z żądanej tabeli. To narzędzie będzie szczególnie przydatne, jeśli musisz przeanalizować dużą ilość danych.

Co zrobić, aby ręcznie odświeżyć tabelę przestawną w programie Excel

Ponieważ dane w tabeli, z którą związana jest tabela przestawna, mogą się od czasu do czasu aktualizować, użytkownicy muszą od czasu do czasu odświeżać swoją tabelę przestawną. Robienie tego w programie Excel jest w rzeczywistości dość łatwe. Aby ręcznie odświeżyć dane w swojej tabeli przestawnej, musisz:

• Otwórz program Excel i wybierz dokument, który chcesz edytować.
• Następnie musisz wybrać arkusz, w którym znajduje się twoja tabela.
• Aby zaktualizować dane w tabeli wystarczy kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Odśwież.

• Możesz to również zrobić za pomocą przycisku PivotTable u góry ekranu.

• Gdy zostaniesz przeniesiony do panelu edycji tabel przestawnych, musisz kliknąć Odśwież wszystko lub tylko Odśwież, aby zaktualizować jedną konkretną tabelę.

Jak widzisz aktualizacja tabeli przestawnej w Excelu jest dość prosta i nie zajmie Ci dużo czasu, wystarczy kilka kliknięć.

Jak ustawić automatyczne odświeżanie tabeli przestawnej?

Ponadto zawsze masz możliwość ustawienia tabeli przestawnej, aby aktualizowała się automatycznie. Może to być bardzo przydatne, jeśli twoja główna tabela jest stale aktualizowana różnymi danymi, a wchodzenie i aktualizowanie tabeli przestawnej za każdym razem po dodaniu do tabeli może być dość rozpraszające.

W takim przypadku możesz skorzystać z tych instrukcji:

• Najpierw trzeba otworzyć dokument, w którym znajduje się tabela przestawna i kliknąć na nią.
• Następnie w górnym wierszu edycji należy znaleźć pozycję PivotTable

• Następnie wybierz pozycję Ustawienia.

• Tutaj należy przewinąć listę w dół i zaznaczyć pole wyboru Odśwież dane przy otwieraniu pliku.

Dzięki temu Twoja tabela przestawna będzie odświeżana przy każdym otwarciu pliku. W ten sposób możesz zawsze mieć aktualne dane.