Wykres Gantta to łatwe w użyciu i przejrzyste narzędzie do wyświetlania bieżących zadań wraz z ich odniesieniem do czasu rzeczywistego. Wykres taki pozwala zobaczyć nie tylko liczbę dostępnych zadań, ale także ich priorytet, objętość oraz czas pozostały do ich wykonania.
Wielu kierowników projektów twierdzi, że korzystanie z wykresów Gantta jest dla nich ochroną przed niedotrzymywaniem terminów. Dzięki temu zawsze widzą, w jakiej kolejności rozwiązywać zadania, i nie zapominają o żadnej sprawie do załatwienia. A do pracy z tym przydatnym narzędziem nie zawsze potrzebne jest specjalistyczne oprogramowanie – wykres Gantta w Arkuszach Google może być równie przydatny, jak jego odpowiednik zbudowany w bardziej specyficznym środowisku.
Poniżej dowiesz się, jak utworzyć diagram w Arkuszach Google, jak z nim pracować i komu może się on przydać.
Co to jest wykres Gantta?
Jest to zasadniczo rodzaj wykresu słupkowego, w którym każda osobna kolumna (wiersz) odpowiada konkretnemu zadaniu. W zależności od jego położenia i wielkości ilustruje on czas rozpoczęcia i zakończenia odpowiedniego etapu. Zadania na wykresie Gantta można umieszczać zarówno zgodnie z kolejnością prac do wykonania, jak i zgodnie z ich priorytetem.
W związku z tym można go stosować zarówno w tradycyjnym, liniowym systemie projektowym, gdzie ważne jest przestrzeganie ustalonej początkowo kolejności, jak i w elastycznych metodykach, które pozwalają na edycję listy zadań i ich priorytetów.
Ten typ diagramu został pierwotnie opracowany przez Henry’ego Gantta do zarządzania działaniami i zadaniami inżynierów w angielskiej stoczni. Zebrał on zadania podwładnych w osobne listy, określił potrzebne do nich zasoby oraz zależność jednego zadania od drugiego. Obliczył również czas potrzebny do wykonania każdego rodzaju zadania, pracochłonność poszczególnych zadań oraz odpowiedzialność jednego lub drugiego pracownika za ich wykonanie.
Następnie Gantt przeniósł te wyniki na wykres diagramowy, odnosząc etapy pracy do czasu – i w ten sposób uzyskał model, który w przejrzysty sposób przedstawiał strukturę projektu, postęp i objętość każdego zadania w jego strukturze. W późniejszym czasie wykresy Gantta uległy pewnym zmianom i modyfikacjom, pojawiły się nowe sposoby ich konstruowania, m.in. za pomocą narzędzi typu Google Sheets – ale podstawowa istota pozostała niezmieniona.
Jak utworzyć wykres Gantta w Arkuszach Google
Jeśli chcesz utworzyć wykres Gantta w Arkuszach Google, musisz wykonać następujące czynności:
- Utwórz arkusz z pełną listą zadań oraz datami ich rozpoczęcia i zakończenia.
- Następnie utwórz podobny arkusz z boku lub pod poprzednim, który będzie używany do obliczania wykresów w każdej części wykresu Gantta. Tabela będzie zawierała trzy nagłówki dla wykresu Gantta: zadania, dzień rozpoczęcia oraz czas trwania (w dniach) zadania.
- Po skonfigurowaniu nagłówków należy obliczyć dzień rozpoczęcia i czas trwania. Nagłówek „Zadania” będzie wyglądał tak samo jak ten powyżej. Możesz po prostu skopiować komórki znajdujące się pod nim, odwołać się do nich bezpośrednio lub przepisać je, jeśli chcesz.
- Aby obliczyć „Start w dniu”, musisz znaleźć różnicę między datą rozpoczęcia każdego zadania a datą rozpoczęcia pierwszego zadania. Aby to zrobić, musisz najpierw zamienić każdą datę na liczbę całkowitą, a następnie odjąć ją od daty rozpoczęcia pierwszego zadania.
- W formule <FirstTaskStart> zawsze będzie wartością bezwzględną. Arkusze Google używają znaku dolara ($), aby „zablokować” wiersz lub kolumnę – lub, w naszym przypadku, obie – podczas odwoływania się do wartości.
- Dzięki temu, gdy kopiujesz tę samą formułę do kolejnych komórek, użycie znaku dolara w ten sposób gwarantuje, że zawsze będzie się ona odnosić do wartości w komórce C2, która jest początkiem pierwszego zadania.
- Po naciśnięciu klawisza Enter ponownie kliknij komórkę, a następnie dwukrotnie kliknij mały niebieski kwadrat.
- Arkusze użyją tej samej formuły – ale koniecznie z odwołaniem do właściwej komórki powyżej – w komórkach znajdujących się bezpośrednio pod nimi, uzupełniając w ten sposób sekwencję.
- Teraz, aby obliczyć czas trwania, musisz określić, ile czasu zajmie każde zadanie. To obliczenie jest nieco bardziej skomplikowane i można znaleźć różnicę między kilkoma kolejnymi zmiennymi. =(INT(D2)-INT($C$2))-(INT(C2)-INT($C$2))
- Wystarczy kliknąć zielony znacznik wyboru, aby potwierdzić autouzupełnianie.
- Następnie należy zaznaczyć całą tabelę i kliknąć przycisk „Wstaw”.
- Wybierz „Wykres” i voila. Wykres Gannta jest gotowy.
Jak widać, tworzenie wykresów Gantta w Arkuszach Google jest całkiem możliwe, ale trzeba mieć pod ręką albo informacje referencyjne, albo szablon, który później trzeba będzie dostosować i edytować.
